La comunicazione telefonica rappresenta un mezzo importante nell’attività di un’azienda o di un professionista.
Anche se la tecnologia ha ridotto i contatti telefonici, comunicare bene al telefono è ancora molto importante.
Quello che si sottovaluta è che la comunicazione telefonica ha regole diverse rispetto alla comunicazione di persona.
Al telefono vengono a mancare tutti gli elementi non verbali: gesti, espressioni facciali, abbigliamento, postura.
la voce diventa l’elemento più importante
Le 10 regole d’oro della comunicazione telefonica
- RESPIRA. Lo so ne abbiamo parlato tante volte, ma non mi stancherò mai di ripeterlo. Prima di fare una telefonata o prima di rispondere al telefono, fai un respiro profondo. Puoi trovare indicazioni utili sulla respirazione nel mio articolo Respira.
- SORRIDI. Sorridere rende la voce più bella, ma soprattutto iniziare la telefonata con un sorriso apre in modo gradevole la conversazione.
- CERCA UN POSTO POCO RUMOROSO. I rumori di fondo rendono difficile la comunicazione. Le difficoltà nel comprendere e nel farsi comprendere possono generare stress rendendo la nostra voce poco gradevole. Se ricevi la telefonata mentre sei in un posto rumoroso, cerca di appartarti oppure chiedi al tuo interlocutore la possibilità di sentirvi in un altro momento.
- INIZIA BENE. Chi inizia bene è a metà dell’opera. Se vuoi sapere cosa fare per presentarti bene leggi Ma come ti presenti?
- ASCOLTA. Ascolta con attenzione il tuo interlocutore e cerca di utilizzare un ascolto attivo. Mentre ascolti dai segni di riscontro a quello che ti viene detto. Al telefono non ci si vede e il silenzio potrebbe essere interpretato come mancanza di attenzione.
- FAI DOMANDE. Le domande sono uno strumento preziosissimo per la comunicazione telefonica. Fare domande ti permette di condurre la conversazione e di sollecitare il dialogo con gli interlocutori più silenziosi.
- PARLA CON CHIAREZZA. Cerca di utilizzare un linguaggio semplice e scandisci bene le parole. L’articolazione è un elemento fondamentale per farsi capire. Al telefono la nostra voce non arriva sempre in modo chiaro pertanto parlare bene è davvero importante. Se non lo hai ancora fatto leggi l’articolo che ho pubblicato il mese scorso Parlare bene.
- SCEGLI L’ORARIO GIUSTO. Se sei tu a telefonare cerca di fare attenzione all’orario. Evita di chiamare al mattino presto, in pausa pranzo o dopo le 18, a meno che tu non abbia concordato l’orario prima con il tuo interlocutore. Se prendi un appuntamento telefonico dai un orario preciso ed evita “ci sentiamo verso le…”. Se invece ti chiamano in un momento in cui non riesci a prestare la giusta attenzione dillo chiaramente e prendi accordi per una nuova telefonata.
- EVITA DI SMINUIRTI. Evita tutte quelle frasi come “scusi per il disturbo, le rubo un momento, ha un momentino per me? ecc…” Sii gentile ma senza toglierti valore. Se hai timore di disturbare meglio usare frasi come “E’ un buon momento?”
- CHIUDI ALLA GRANDE. E’ importante iniziare bene la telefonata ma è altrettanto importante chiuderla bene. Fai un breve riepilogo di quanto concordato. Ringrazia. Non riagganciare in modo affrettato. E saluta cordialmente con un bel sorriso che lasci un ricordo gradevole.
Ora tocca a te.
Prova ad applicare queste regole e poi fammi sapere.
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